Normalmente, a premissa é que as reuniões tenham o menor tempo de duração possível, que as decisões necessárias sejam tomadas e que as pessoas saiam comprometidas com o alinhamento realizado.
Observa-se, no entanto, que tais desejos nem sempre são alcançados. Por vezes, as reuniões tornam-se em algo chato, em “espaço de conflitos” e são tidas como perda de tempo, mesmo tomando-se todo cuidado na elaboração do planejamento, da pauta, do cronograma e ata.
Sabemos que reuniões são cruciais para a vida organizacional e para entender essa dinâmica, precisamos entender que embora a “tarefa” e as “relações” de um grupo andem juntas, é importante abordar estes dois campos separadamente:
- O primeiro campo “tarefa” refere-se ao planejamento e à organização de reuniões como parte fundamental para eficiência do grupo/equipe naquilo que precisam fazer.
- E, o segundo campo “Relações”, refere-se aos conflitos como expressão da dinâmica do grupo (modo como o grupo funciona e como as relações ocorrem), que se tornam visíveis quando as pessoas se encontram em reuniões.
Mesmo conscientes que o planejamento e a organização das reuniões são ferramentas muito importantes para a eficiência de uma equipe. Por mais que sejam elaborados, os conflitos podem emergir como expressão das necessidades internas entre os membros presentes na reunião, é sobre isto que vamos trabalhar nas linhas abaixo.
O Campo da Tarefa
O planejamento e a organização de uma reunião diz respeito à “tarefa” do grupo, a ser executada no período em que as pessoas estarão reunidas.
Faz parte do planejamento e organização de uma reunião a estruturação de uma pauta (decisões, assuntos a serem discutidos e alinhados), horários de início e término da reunião, a existência de um facilitador da reunião (alguém com habilidade e condição para exercer este papel no grupo), ata com registros de decisões, assuntos discutidos, ações, etc.
De modo geral, estes aspectos práticos de planejamento e organização são conhecidos pela maioria das pessoas que trabalham em organizações.
O fato de um grupo não planejar ou não organizar as suas reuniões sinaliza um padrão comportamental do grupo ou mesmo indica auto sabotagem. Ambos remetem à dinâmica de funcionamento do grupo e não mais apenas às questões de organização e planejamento da reunião.
O Campo da relações
Kurt Lewin nos ajuda a entender que “um dos fatores mais importantes na frequência de conflito e na formação de uma explosão emocional é o nível geral de tensão em que vive a pessoa ou grupo. Se um evento específico levará ou não ao conflito depende principalmente do nível de tensão ou da atmosfera social do grupo”.
Geralmente o conflito já está anteriormente presente entre as pessoas quando uma explosão emocional emerge em uma reunião. Muitas vezes, um determinado assunto em discussão é o estopim de uma situação, ou utilizado para manifestar o conflito, denunciando perante aos demais do grupo algo que estava velado.
Vale ressaltar que tal explosão é uma forma de manifestar algo ao grupo ou, mesmo, pelo grupo, ocasião em que uma pessoa que manifesta o conflito pode se tornar “porta voz” do grupo. Esta pode, por exemplo, estar se contrapondo à uma liderança autocrática, se colocando à serviço do grupo através deste seu comportamento.
De modo contrário à explosão emocional, a apatia é também um modo de expressão de tensão e conflito no grupo. Comportamentos apáticos são expressões mais comuns de se observar do que explosões emocionais.
Além de serem menos ameaçadores ao grupo e, consequentemente, ao indivíduo através de sua própria exposição. A explosão emocional é tida, também, como expressão não desejada socialmente, enquanto que a apatia pode ser facilmente disfarçada ou considerada irrelevante.
Para Kurt Lewin as principais causas de tensão/conflito em um grupo são:
- O grau de carência ou satisfação em que se encontram as necessidades de uma pessoa;
- A quantidade de espaço de movimento livre de uma pessoa. Ou seja, se uma pessoa tem livre condição de se expressar, dizer o que está pensando, ser ouvido e aceito pelo grupo. Pois, em um ambiente autocrático, por exemplo, há pouco espaço de movimento livre, gerando apatia ou agressão;
- Tensão ou conflito conduzem a uma tendência de abandonar a situação desagradável. Havendo uma oportunidade de “fugir”, a explosão emocional tende a não ocorrer;
- Os conflitos dependem do grau em que os objetivos dos membros se contradizem uns com os outros e da forma como se considera o ponto de vista da outra pessoa.
Fica mais claro entender que “conflito” em uma reunião é parte da expressão da dinâmica do grupo naquele momento em que a reunião ocorre. Uma explosão emocional ocorre geralmente quando a pessoa não reconhece outro meio pelo qual pode se expressar, agir, ser ouvido, aceito e mesmo se defender daquilo que sente como ataque pelo outro.
Portanto, abaixo seguem 4 dicas para te ajudar a construir reuniões produtivas, com um bom planejamento e organização, bem como a qualidade das relações na equipe:
1 Participação da equipe
Em reuniões de rotina busque sempre incentivar a participação dos envolvidos e os motive a falar sobre assuntos que sejam relevantes a eles, mesmo que você como facilitador ou gestor não veja nenhum sentido nisso.
2 Pauta
Crie um canal de comunicação com os envolvidos e tente saber com antecedência se eles já estão inteirados dos assuntos a serem discutidos Ao detectar que nem todos estão cientes, desenvolva uma introdução de nivelamento de informação no início de cada tópico. Isso ajudará a prever o tempo necessário para a reunião.
3 Para o facilitador
Busque observar durante a reunião os diferentes comportamentos (iniciador, sintético, executor, analítico, etc) e busque deles as diferentes opiniões com base nestas características apresentadas. Sobre isto, descrevi no artigo Um gestor que ocupe diferentes papéis.
Exemplo:
- tenho percebido você quieto a algum tempo, há algo que esteja pensando e que seria importante trazer neste momento?
- percebi que estava analisando os números enquanto o colega falava, constatou algo?
- percebo que está preocupado em como iremos implantar esta nossa discussão, está visualizando alguma dificuldade?
O importante é que todos os presentes na reunião se sintam incluídos da forma como se apresentam no grupo, que geralmente é sua força individual.
4 Ata
Tenha como hábito o registro das conclusões do grupo e dê espaço para que as pessoas validem seu conteúdo. Após o término da reunião, distribua a ata o mais rápido possível, essa ação certifica que todos mantenham em mente as decisões, alinhamento e ações definidas.
Ao final da reunião, reserve 15 minutos para fazer uma avaliação do processo da reunião. Não é momento para continuar a discutir e sim para entender como cada um se sentiu ao longo da reunião, para que todos tenham liberdade para pontuar os pontos negativos e positivos. E identifique que foi ouvido e contemplado pelo grupo. Isto favorece o desenvolvimento de toda a equipe.
Referência: Lewin, K. – Problemas de dinâmica de grupo, 1948
rupo, 1948
